Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales / Privacy Policy

En cumplimiento de la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones concordantes, HOTEL BRISAS DE CALIMA, establecimiento operado por HOTELES FMG S.A.S., sociedad identificada con NIT 901891057, informa a clientes, huéspedes, usuarios y demás titulares de información sobre la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

Esta política aplica al sitio web oficial, a nuestros canales digitales de atención y a los sistemas internos de gestión de HOTELES FMG S.A.S., cuando se utilicen para administrar comunicaciones, solicitudes de información, clientes, reservas y servicios hoteleros de Hotel Brisas de Calima.

1. Responsable del tratamiento

HOTEL BRISAS DE CALIMA
Razón social responsable: HOTELES FMG S.A.S.
NIT: 901891057
Dirección de atención del establecimiento: Calle 70 #4AN-71, barrio Calima, Cali, Valle del Cauca, Colombia
Celular y WhatsApp: +57 316 755 0444
Teléfonos: (602) 449 5551 y (602) 374 7483
Correo electrónico de contacto y protección de datos: brisasdecalimahotel@gmail.com
Correo de reservas: reservas@hotelbrisasdecalima.com
Sitio web oficial: https://hotelbrisasdecalima.com/

2. Alcance de la política

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través del sitio web oficial de Hotel Brisas de Calima, nuestros canales digitales de comunicación y atención, los servicios de reserva y los sistemas internos de gestión de HOTELES FMG S.A.S. utilizados para este establecimiento.

Dependiendo del medio utilizado voluntariamente por el usuario, estos canales pueden incluir correo electrónico, teléfono, formularios web, WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok y otros servicios digitales utilizados por el hotel.

3. Datos que podemos recopilar

Dependiendo de la relación del titular con el hotel, del servicio solicitado y del canal utilizado, podremos recolectar y tratar únicamente la información necesaria para las finalidades correspondientes, incluyendo:

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
• Número de teléfono.
• Correo electrónico.
• Información necesaria para solicitudes de reserva, reservas y estadías.
• Información de empresas o personas jurídicas, cuando corresponda.
• Información necesaria para procesos administrativos, contables y de facturación.
• Solicitudes, consultas y contenido de las comunicaciones que el usuario envíe voluntariamente al hotel.
• Información técnica necesaria para el funcionamiento y seguridad del sitio web y de nuestros servicios digitales.
• Identificadores técnicos, de usuario, canal o conversación necesarios para operar integraciones autorizadas con plataformas de comunicación.
• Información pública o básica que una plataforma proporcione legítimamente a través de sus APIs y de los permisos autorizados.
• Información relacionada con la interacción del usuario con nuestro sitio web, publicidad o servicios digitales, cuando corresponda y de acuerdo con las tecnologías utilizadas y las preferencias de consentimiento aplicables.

No todos los datos mencionados anteriormente son recopilados en todos los casos. El tratamiento dependerá del servicio solicitado, el canal utilizado y la información necesaria para atender la solicitud del titular.

3.1. Autorización y transparencia

Cuando sea legalmente exigible, solicitaremos la autorización previa, expresa e informada del titular antes de realizar el tratamiento de sus datos personales. La ausencia de respuesta o el silencio no se entenderán, por sí solos, como autorización. Se exceptúan únicamente los supuestos previstos en la legislación aplicable.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser utilizados, según corresponda, para:

• Gestionar solicitudes de reserva, reservas, modificaciones y cancelaciones.
• Prestar los servicios hoteleros contratados.
• Atender solicitudes, consultas y requerimientos de clientes y usuarios.
• Proporcionar información sobre habitaciones, tarifas, disponibilidad, ubicación, servicios y demás información del hotel.
• Gestionar comunicaciones antes, durante y después de una estadía.
• Realizar procesos administrativos, contables, tributarios y de facturación.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con protección de datos.
• Mejorar nuestros servicios, sitio web y canales de atención.
• Realizar análisis estadísticos y mediciones de funcionamiento y rendimiento.
• Realizar actividades comerciales, publicitarias o promocionales cuando exista autorización, consentimiento o una base jurídica aplicable.
• Medir la efectividad de campañas publicitarias y conversiones cuando corresponda.
• Prevenir usos indebidos, fraude, accesos no autorizados y proteger la seguridad de nuestros sistemas.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales.

5. Sitio web, CRM e integraciones tecnológicas

HOTEL BRISAS DE CALIMA utiliza herramientas tecnológicas propias y de terceros para operar sus servicios digitales. Dependiendo del servicio y de las configuraciones habilitadas, podemos utilizar, entre otros:

• CRM corporativo de HOTELES FMG S.A.S., cuando esté habilitado para este establecimiento, utilizado por personal autorizado para gestionar clientes, comunicaciones, solicitudes y procesos relacionados con reservas y atención al cliente.
• WhatsApp Business Platform/API, para recibir y responder comunicaciones iniciadas o autorizadas por los usuarios y gestionar atención relacionada con los servicios del hotel.
• Meta, Facebook e Instagram, para administrar comunicaciones, interacciones con usuarios, campañas publicitarias, audiencias y medición de resultados, cuando dichas funciones se encuentren habilitadas y sean aplicables.
• TikTok Business Messaging API y Webhooks, únicamente si esta integración se encuentra habilitada y autorizada para la cuenta empresarial de Hotel Brisas de Calima, para que personal autorizado reciba y gestione los mensajes dirigidos al establecimiento.
• Servicios de Google, que pueden incluir herramientas de analítica, administración de etiquetas, publicidad y medición de conversiones, para comprender el funcionamiento del sitio web, medir resultados y mejorar nuestros servicios y campañas, cuando corresponda.
• Proveedores tecnológicos necesarios para alojamiento web, correo electrónico, sistemas de reservas, procesamiento de comunicaciones, seguridad y demás servicios necesarios para la operación digital del hotel.

Cada integración tendrá acceso únicamente a los datos y permisos necesarios para las funciones habilitadas y de acuerdo con las condiciones aplicables de cada servicio.

6. Tratamiento de datos provenientes de TikTok

Cuando un usuario se comunica voluntariamente con Hotel Brisas de Calima mediante TikTok, y siempre que la integración correspondiente se encuentre habilitada y autorizada, podremos procesar, a través de TikTok Business Messaging API y Webhooks y de los permisos autorizados por TikTok, la información estrictamente necesaria para gestionar la conversación.

Esta información puede incluir identificadores de usuario o conversación, información pública o básica disponible mediante la plataforma y el contenido de los mensajes que el usuario intercambie con la cuenta empresarial oficial del hotel.

La información obtenida mediante TikTok Business Messaging será utilizada para atender consultas, proporcionar información sobre habitaciones, tarifas, disponibilidad y servicios, y brindar asistencia relacionada con solicitudes de reserva y atención al cliente.

En caso de habilitarse, la integración de TikTok se utilizará exclusivamente para las operaciones propias de Hotel Brisas de Calima / HOTELES FMG S.A.S. y no se ofrece como un servicio de gestión de datos o mensajería para terceros.

El CRM corporativo de HOTELES FMG S.A.S. solicitará y procesará únicamente, cuando se habilite la integración, los permisos y datos de TikTok necesarios para las funcionalidades efectivamente utilizadas. Los datos obtenidos mediante TikTok Business Messaging API no serán vendidos ni utilizados para finalidades incompatibles con las descritas en esta política.

El acceso a las conversaciones provenientes de TikTok estará restringido al personal autorizado del hotel y, cuando sea estrictamente necesario, a proveedores tecnológicos que intervengan en la operación o mantenimiento de los servicios, sujetos a las obligaciones aplicables de privacidad y seguridad.

7. Tratamiento de datos provenientes de Meta, Facebook e Instagram

Cuando un usuario interactúa voluntariamente con las cuentas oficiales de Hotel Brisas de Calima en Facebook o Instagram, podremos tratar la información necesaria para recibir, gestionar y responder sus comunicaciones, de acuerdo con las funcionalidades y permisos proporcionados por Meta.

Cuando se utilicen herramientas publicitarias o de medición de Meta, podrán procesarse eventos o información técnica relacionada con las interacciones con nuestro sitio web o campañas, de acuerdo con las configuraciones habilitadas, las políticas de la plataforma y las preferencias de consentimiento aplicables.

La información obtenida a través de estos canales será utilizada únicamente para las finalidades legítimas descritas en esta política y de acuerdo con el servicio utilizado.

8. Servicios de Google y medición digital

El sitio web puede utilizar servicios de Google para análisis, medición, administración de etiquetas y publicidad, incluyendo, según las configuraciones habilitadas, Google Analytics, Google Tag Manager y Google Ads.

Estas herramientas pueden procesar información técnica y eventos relacionados con la utilización del sitio web y las interacciones con nuestras campañas, con la finalidad de analizar el rendimiento, medir conversiones, mejorar nuestros servicios y evaluar la efectividad de nuestras actividades publicitarias.

El uso de estas tecnologías estará sujeto a las configuraciones implementadas, las preferencias de consentimiento aplicables y las condiciones de privacidad de los respectivos proveedores.

8.1. Integración del CRM corporativo con Gmail API (cuando esté habilitada)

El CRM corporativo de HOTELES FMG S.A.S. puede conectarse con cuentas de Gmail expresamente autorizadas para la operación de Hotel Brisas de Calima por HOTEL BRISAS DE CALIMA / HOTELES FMG S.A.S. mediante los mecanismos de autorización OAuth proporcionados por Google.

Cuando se encuentre habilitada, la integración utilizará Gmail API para consultar los correos electrónicos necesarios para las funciones de gestión de comunicaciones del hotel. Esto puede incluir información del remitente, dirección de correo electrónico, asunto, contenido del mensaje, identificadores del mensaje o conversación, fecha, estado y demás metadatos necesarios para presentar y gestionar dichas comunicaciones dentro del CRM.

La información obtenida mediante Gmail API se utiliza exclusivamente para permitir que el personal autorizado de HOTEL BRISAS DE CALIMA consulte, organice y dé seguimiento a las comunicaciones relacionadas con la operación y atención al cliente dentro de CRM corporativo de HOTELES FMG S.A.S..

El acceso a los datos de Gmail está limitado al personal autorizado y a los componentes tecnológicos estrictamente necesarios para proporcionar y mantener esta funcionalidad. HOTEL BRISAS DE CALIMA no vende los datos obtenidos mediante las APIs de Google ni los utiliza para publicidad personalizada, retargeting, elaboración de perfiles publicitarios o determinación de solvencia.

Los datos obtenidos mediante las APIs de Google no se utilizarán para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático.

El CRM corporativo de HOTELES FMG S.A.S. solicita únicamente los permisos de Google necesarios para las funcionalidades efectivamente utilizadas. Cuando la integración se encuentre configurada únicamente para lectura de Gmail, la aplicación no utiliza ese permiso para enviar, modificar o eliminar correos electrónicos.

Los datos obtenidos mediante Gmail API podrán conservarse únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para proporcionar las funciones del CRM, gestionar las comunicaciones y cumplir las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cuando dichos datos dejen de ser necesarios, serán eliminados de acuerdo con las prácticas de conservación descritas en esta Política.

Los usuarios autorizados pueden revocar el acceso del CRM corporativo de HOTELES FMG S.A.S. a su Cuenta de Google mediante los mecanismos proporcionados por Google. La revocación impedirá que el CRM continúe obteniendo nuevos datos mediante esa autorización.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google por parte del CRM corporativo de HOTELES FMG S.A.S. se adherirá a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de las APIs de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

9. Automatización e inteligencia artificial

Hotel Brisas de Calima podrá utilizar herramientas de automatización y asistencia mediante inteligencia artificial en determinados procesos internos o canales habilitados para apoyar la clasificación de solicitudes, generación de respuestas sugeridas y atención al cliente.

El uso de estas herramientas dependerá del canal y de las funciones efectivamente habilitadas. La inclusión de una plataforma en esta política no significa que sus conversaciones sean procesadas automáticamente mediante inteligencia artificial.

10. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares propias y de terceros para permitir su funcionamiento, mantener la seguridad, recordar determinadas preferencias, analizar el tráfico y, cuando corresponda, medir campañas publicitarias.

Cuando la legislación aplicable lo requiera, se solicitará el consentimiento correspondiente para las categorías de cookies o tecnologías que lo necesiten. El usuario también puede administrar determinadas cookies mediante las opciones disponibles en su navegador.

11. Principio de minimización de datos

HOTEL BRISAS DE CALIMA procura recolectar, consultar y tratar únicamente los datos personales razonablemente necesarios para cumplir las finalidades informadas en esta política.

En las integraciones mediante APIs, se procurará solicitar únicamente los permisos y accesos necesarios para las funcionalidades que se encuentren efectivamente habilitadas.

12. Compartición, transmisión y proveedores

HOTEL BRISAS DE CALIMA no vende los datos personales de sus clientes o usuarios.

La información podrá ser transmitida o tratada por proveedores tecnológicos y plataformas digitales cuando sea necesario para prestar los servicios solicitados, gestionar reservas, procesar comunicaciones, operar el sitio web y el CRM, realizar mediciones autorizadas, mantener la seguridad de los sistemas o cumplir obligaciones legales.

Los proveedores recibirán únicamente la información necesaria para las funciones que realicen y estarán sujetos a las obligaciones legales y contractuales que resulten aplicables.

Cuando HOTELES FMG S.A.S. utilice sistemas corporativos compartidos entre sus establecimientos, limitará el acceso interno a los datos de Hotel Brisas de Calima según las funciones, necesidades operativas y finalidades legítimas informadas al titular. La operación bajo una misma razón social no supone por sí sola una autorización para cualquier finalidad adicional.

13. Transferencia y procesamiento internacional de información

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por HOTEL BRISAS DE CALIMA pueden utilizar infraestructura o procesar información desde ubicaciones fuera de Colombia.

Cuando exista transferencia o transmisión internacional de datos personales, esta se realizará de conformidad con la legislación aplicable y teniendo en cuenta las condiciones de privacidad y seguridad correspondientes al servicio utilizado.

14. Derechos de los titulares

De conformidad con la legislación aplicable, los titulares podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer y acceder a sus datos personales.
• Solicitar la actualización o rectificación de información inexacta o incompleta.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
• Presentar consultas, peticiones o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.
• Revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos previstos por la legislación aplicable.

Estos derechos también podrán ejercerse respecto de información que haya sido obtenida a través de nuestros canales digitales e integraciones, incluyendo TikTok, Meta, Facebook, Instagram o WhatsApp, cuando dicha información se encuentre bajo el control de HOTEL BRISAS DE CALIMA y resulte legal y técnicamente procedente.

15. Solicitudes de acceso, corrección y eliminación de datos

Los titulares podrán presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales mediante el correo electrónico: brisasdecalimahotel@gmail.com. También podrán comunicarse por correo a reservas@hotelbrisasdecalima.com o por escrito a la dirección de atención indicada en el numeral 1.

La solicitud deberá proporcionar información suficiente para identificar al titular, determinar los datos a los que se refiere y comprender claramente la petición. HOTEL BRISAS DE CALIMA podrá solicitar información adicional cuando resulte razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y proteger los datos contra accesos o eliminaciones no autorizadas.

Las consultas sobre datos personales serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo y los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, con las prórrogas y actuaciones previstas en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si una solicitud requiere verificación de identidad o información adicional, se comunicará al solicitante de conformidad con la normativa aplicable.

16. Revocación de autorizaciones de plataformas e integraciones

Cuando una cuenta, usuario o plataforma deje de autorizar una integración que permita a HOTEL BRISAS DE CALIMA acceder a determinada información, se interrumpirá el acceso correspondiente conforme a las funcionalidades proporcionadas por dicha plataforma.

Los datos obtenidos mediante dicha autorización serán eliminados o dejarán de conservarse cuando ya no sean necesarios para las finalidades que justificaron su tratamiento, salvo cuando exista una obligación legal, contractual, contable, de seguridad o de defensa de derechos que requiera su conservación.

17. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados y las obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o de seguridad aplicables.

Los datos obtenidos mediante plataformas de mensajería, incluyendo TikTok Business Messaging, no serán conservados indefinidamente únicamente por haber sido recibidos a través de dichas plataformas.

Cuando los datos de una conversación sean necesarios para gestionar una reserva, prestación de un servicio, facturación, atender una reclamación o cumplir una obligación legal, podrán conservarse durante el período aplicable a dicha finalidad.

Cuando un usuario o una cuenta empresarial deje de autorizar el acceso a información proveniente de una plataforma, los datos obtenidos mediante esa autorización serán eliminados oportunamente cuando ya no exista una finalidad legítima o una obligación legal que requiera conservarlos.

18. Seguridad de la información

HOTEL BRISAS DE CALIMA y HOTELES FMG S.A.S. adoptan medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o acceso no autorizado.

El acceso al CRM, a las integraciones y a la información de clientes se limita al personal y proveedores autorizados que necesiten dicho acceso para desempeñar sus funciones.

Las medidas de seguridad serán revisadas y ajustadas de acuerdo con la naturaleza de la información, los riesgos identificados y la evolución de nuestros sistemas y servicios.

19. Responsabilidad sobre servicios de terceros

Las plataformas y servicios tecnológicos de terceros utilizados por el hotel también pueden realizar sus propios tratamientos de información de acuerdo con sus respectivas políticas de privacidad y términos de servicio.

Esta política describe el tratamiento realizado bajo responsabilidad de HOTEL BRISAS DE CALIMA / HOTELES FMG S.A.S. y no sustituye las políticas de privacidad aplicables a servicios independientes prestados directamente por terceros.

20. Vigencia y actualizaciones

La presente política rige a partir de su publicación. Podrá ser actualizada como consecuencia de cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.

La versión vigente estará disponible públicamente en el sitio web oficial de Hotel Brisas de Calima.

21. Acceso a esta política

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se encuentra disponible públicamente en:

https://hotelbrisasdecalima.com/politica-de-tratamiento-de-datos/